Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) es el software que controla y coordina toda la actividad de un almacén. Sabe en todo momento qué mercancía hay, dónde está exactamente y qué tarea debe hacer a continuación cada persona o máquina, desde que la mercancía entra por el muelle de recepción hasta que sale expedida hacia el cliente.
El recorrido de la mercancía
Un SGA acompaña a la mercancía en cuatro grandes fases:
Recepciones
Comunicación con ERP y alta de documentos. El SGA recibe del ERP el aviso de recepción esperada (pedido a proveedor, albarán de compra) antes de que el camión llegue, para saber qué se espera y en qué cantidad. Con esa información se da de alta el documento de entrada en el sistema, que sirve de referencia durante todo el proceso. Esta sincronización previa evita recepciones «a ciegas» y permite anticipar la carga de trabajo del muelle.
Recuento de mercancía y paletizado. Al descargar, se verifica que las unidades recibidas coinciden con lo indicado en el documento de entrada, registrando cualquier incidencia (rotura, faltante, exceso). En esta fase también se decide cómo paletizar o repaletizar la mercancía si llega suelta o mal conformada, porque el formato de la unidad de carga condiciona cómo se almacena después.
Captura de trazabilidad. Cada unidad recibida se vincula a datos como lote, fecha de caducidad o número de serie, según lo que exija el producto. Esta trazabilidad permite localizar cualquier unidad en cualquier punto de su recorrido por el almacén, y es imprescindible en sectores regulados (alimentación, farma) para poder ejecutar una retirada si hace falta.
Etiquetado e identificación. Si la mercancía no llega ya identificada por el proveedor, se etiqueta en recepción con código de barras o RFID, generando una identidad única legible por el sistema en cualquier punto posterior del proceso. Este etiquetado es lo que permite que picking, inventario y expedición trabajen leyendo un código en vez de contando a mano.
Gestión de cantidades. El SGA y el ERP están en comunicación continua durante la recepción: el SGA informa al ERP de lo que va llegando físicamente, y es el ERP quien decide, con esa información, si el pedido se deja abierto a la espera de recibir más cantidad o se cierra. Esta comunicación evita que la decisión sobre cantidades pendientes se tome a ciegas en ninguno de los dos sistemas.
Stock
Fiabilidad. Mide cuánto coincide lo que dice el sistema con lo que hay físicamente en la estantería. Un SGA la mantiene alta porque cada movimiento (entrada, salida, traspaso) queda registrado en el momento en que ocurre, y además esas lecturas se hacen contra código de barras, sin anotaciones a mano ni diferidas en el tiempo.
Ajustes de stock. Cuando se detecta una diferencia entre el stock teórico y el real —por una rotura, un error de picking, una devolución mal registrada—, el SGA permite corregirla con un ajuste, que queda trazado y motivado. Estos ajustes se auditan, lanzan alertas y se comunican al ERP automáticamente.
Situación de stock (disponible, bloqueado, cuarentena…). No toda la mercancía del almacén está lista para servirse: parte puede estar bloqueada pendiente de un control de calidad o en cuarentena a la espera de liberación. El SGA gestiona estos estados de forma independiente de la ubicación física. El SGA, a diferencia del ERP, no necesita tener almacenes para el control del estado del producto.
Inventario cíclico. El SGA permite contar partes del almacén de forma continua a lo largo del año, sin parar la operativa. Es el método habitual en almacenes con mucho volumen, porque mantiene la fiabilidad alta sin tener que cerrar el almacén para contarlo todo de golpe. Esto llega a eliminar el recuento físico completo.
Movimientos internos
Preparación. Es el proceso de recoger de sus ubicaciones las unidades que componen un pedido (picking) y dejarlas listas para el siguiente paso, ya sea empaquetado directo o consolidación con el resto del pedido. El SGA decide la ruta de picking más eficiente y puede combinar distintas estrategias (por oleadas, por lotes, por zonas) según el volumen y el tipo de pedido.
Reposiciones. Cuando el hueco de picking se queda sin stock, el SGA genera automáticamente una tarea de reposición desde la ubicación de reserva hacia la de picking, para que quien está preparando pedidos nunca llegue a un hueco vacío. Puede ser reactiva (cuando el stock baja de un mínimo) o planificada según la previsión de salidas.
Expedición
Etiquetado. Cada bulto o palet que sale se etiqueta con la información necesaria para el transporte y el cliente destino: albarán, dirección, referencia de pedido. El SGA genera esta etiqueta a partir de los datos del pedido, evitando errores de transcripción manual.
Integración con agencias de transporte. El SGA se conecta con los sistemas de las agencias para generar la etiqueta de envío, reservar la recogida y obtener el número de seguimiento, sin introducir los datos por duplicado en el portal de cada transportista.
Consolidación en muelle. Antes de cargar, los distintos bultos de un mismo pedido —o de varios pedidos con el mismo destino— se agrupan físicamente en el muelle de salida. El SGA controla que la consolidación esté completa, que no falte ningún bulto, antes de dar el visto bueno a la carga.
Carga de camión. El SGA guía el orden de carga según la ruta de reparto (qué va primero y qué al final) y confirma qué bultos han subido realmente al vehículo, cerrando el ciclo entre lo que se preparó y lo que efectivamente sale del almacén.
Documentación (CMR, DeCA, carta de porte…). Toda la documentación asociada al transporte se genera automáticamente a partir de los datos del pedido y del envío, sin necesidad de rellenarla a mano, y se conserva en formato digital — cumpliendo así con normativas como DeCA, que obliga a llevar esta documentación en digital, sin depender del papel.