Un TMS (Transportation Management System, o Sistema de Gestión del Transporte) es el software que planifica, ejecuta y controla el transporte de mercancía desde que sale del almacén hasta que llega a destino: qué ruta sigue, qué transportista la lleva, a qué coste y con qué seguimiento. Si el SGA gestiona la actividad dentro de las cuatro paredes del almacén, el TMS gestiona el tramo que empieza en el momento en que el camión sale del muelle de expedición.
El recorrido del envío
Un TMS acompaña al envío en cuatro grandes fases:
Planificación
Comunicación con ERP y alta del pedido de transporte. El TMS recibe del ERP los pedidos que hay que transportar, con destino, volumen y plazo de entrega, y a partir de esa información decide cómo agruparlos en expediciones. Esta comunicación previa es la que permite planificar con margen, en vez de improvisar la ruta a medida que llegan los pedidos.
Optimización de rutas. Calcula la combinación de paradas y trayectos que minimiza distancia, tiempo o coste, agrupando pedidos con destinos cercanos en una misma expedición cuando compensa hacerlo. Cuando la recogida o el reparto siguen un recorrido fijo con paradas periódicas en varios puntos, en vez de un trayecto directo entre un origen y un destino, se habla de milk run.
Selección de transportista. El TMS suele conectar con varios transportistas a la vez y compara tarifas, plazos y capacidad disponible para cada envío, en vez de asignar siempre al mismo proveedor por defecto. Esta selección la hace directamente la empresa cargadora o, con más frecuencia, un operador logístico 3PL o 4PL que gestiona el transporte por cuenta de varios clientes.
Ejecución
Comunicación con el transportista. Una vez decidida la ruta y el transportista, el TMS envía la orden de transporte y genera la documentación asociada —CMR, DeCA, carta de porte— a partir de los datos del pedido, sin necesidad de rellenarla a mano. El intercambio de esta documentación con transportistas y clientes se automatiza mediante EDI, en vez de enviarla por separado a cada destinatario.
Coordinación con comercio electrónico. En operaciones de venta en línea, el TMS se conecta con el OMS (sistema de gestión de pedidos) para saber qué pedidos están listos para expedir y devolverle el estado del envío una vez en ruta, de forma que el cliente final vea esa información actualizada sin que nadie la introduzca dos veces.
Seguimiento
Visibilidad en tiempo real. El TMS muestra en qué punto de la ruta está cada envío y si va a llegar dentro del plazo pactado, a partir de la información que reporta el transportista o el propio vehículo. Esta visibilidad es la que permite avisar a un cliente de un retraso antes de que lo note, en vez de después.
Última milla. El tramo final de la entrega, del último punto de distribución al destinatario, concentra la mayoría de incidencias —ausencias, direcciones incorrectas, ventanas horarias— y es donde más valor aporta el seguimiento en tiempo real, porque permite reaccionar mientras el envío sigue en curso. Al confirmarse la entrega, con firma o fotografía como prueba, el TMS cierra el ciclo de ese envío y lo comunica de vuelta al ERP o al OMS.
Liquidación
Auditoría de facturas. El TMS compara la factura de cada transportista contra la tarifa pactada y el servicio realmente prestado, detectando cobros de más antes de aprobar el pago. Con el volumen de envíos de una operación mediana, revisar esto a mano sería inviable, y es la comparación automática la que hace posible auditar el cien por cien de las facturas en vez de solo una muestra.
Control de costes. A partir de los mismos datos de ejecución y facturación, el TMS calcula indicadores como el coste por envío o el porcentaje de entregas a tiempo por transportista, que sirven de base objetiva para renegociar tarifas o descartar a un proveedor de transporte en la siguiente selección.