Los productos y ubicaciones del almacén, además de otros elementos secundarios del almacén, necesitan un identificador legible por el sistema para que un escáner pueda sustituir a la anotación manual, ganando velocidad al introducir la información y evitando los errores propios de la entrada de datos a mano. Esa ganancia, sin embargo, no depende solo de etiquetar: la información que se codifica en cada etiqueta y la tecnología elegida para leerla determinan cuánta automatización es posible más adelante, y son la base de la que depende poder reconstruir después la trazabilidad completa de los productos.
Identificación de productos y ubicaciones
Un almacén queda correctamente identificado cuando los elementos llevan asignado un código legible por el sistema: la propia mercancía y la ubicación donde se guarda son los elementos principales pero maquinaria, impresoras y otros recursos también se pueden identificar y etiquetar. Etiquetar el producto permite no teclear a mano códigos ni seleccionar de desplegables o buscadores; señalizar también cada ubicación con su propio código de barras, permite que una sola lectura registre automáticamente dónde ha quedado cada unidad, sin que nadie tenga que escribirlo.
La ganancia se nota en dos planos distintos. En velocidad, porque leer un código con un terminal de radiofrecuencia es más rápido que teclear una referencia larga, y el operario no necesita interrumpir la tarea para volver a un ordenador fijo. La lectura se transmite al SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) en el mismo instante en que ocurre. En precisión, porque elimina el origen más frecuente de error en un almacén, que es la transcripción manual de referencias, lotes o cantidades: un dígito mal tecleado no se detecta hasta que aparece una diferencia de inventario o error de trazabilidad, mientras que un código mal leído simplemente no se lee.
Profundidad de la información codificada
La identificación no se acota a decidir qué etiquetar; importa igual qué queda registrado dentro de esa etiqueta, porque es ese contenido el que fija cuánta automatización es posible más adelante. Un código de barras que solo recoge la referencia del producto permite saber el producto que es, pero no qué cantidad, de qué lote procede ni cuándo caduca, si esos datos no se han incluido en la propia codificación.
Imprimir el número de lote en la etiqueta, en texto legible por una persona, no resuelve el problema: un lector óptico no interpreta el texto impreso, solo el código, de modo que un lote que no se ha codificado no se puede leer, por más visible que resulte para un operario. La consecuencia alcanza a todo lo que depende de esa lectura automática: la trazabilidad por lote, las alertas de caducidad o el bloqueo automático de una partida en cuarentena solo funcionan si esa información viaja codificada desde el origen, no simplemente escrita al lado.
Elección de la tecnología de lectura
Una vez decidido qué información tiene que viajar codificada, queda por resolver con qué tecnología se lee: código de barras, QR o RFID, cada una con requisitos distintos de equipo y de proceso. El código de barras es la opción más extendida y más barata de implantar, aunque exige visión directa entre el lector y la etiqueta, y lee una unidad cada vez. El código QR admite mucha más información en el mismo espacio y se lee igualmente con una cámara o un lector óptico, por lo que resulta útil cuando la etiqueta tiene que incorporar más datos sin añadir una segunda lectura. El RFID prescinde de la visión directa, ya que una antena puede leer varias etiquetas a la vez sin que el operario oriente cada unidad hacia el lector, a cambio de un coste por etiqueta más alto que el de las otras dos opciones.
La tecnología que conviene no se decide mirando solo el almacén propio, sino todos los puntos de la cadena donde esa etiqueta tiene que volver a leerse: desde el proveedor que la genera hasta el cliente que la recibe. Adoptar RFID no aporta nada si los proveedores solo etiquetan con código de barras y no hay previsto instalar el lector adecuado en cada punto donde haga falta leerlo; la elección, por tanto, depende tanto de lo que se quiere conseguir como de lo que el resto de la cadena está en condiciones de leer.
Trazabilidad del producto
Con la identificación resuelta y la tecnología de lectura decidida, cada movimiento queda registrado en el instante en que ocurre y se acumula en un historial que permite reconstruir después el recorrido completo de un lote. A partir de ese historial se puede saber por qué ubicaciones ha pasado una unidad, si alguna de ellas era conflictiva, qué operario la ha movido en cada paso, cuándo entró en el almacén y de qué proveedor procedía, y cuándo salió y a qué cliente se envió. Esta trazabilidad es la que permite localizar en minutos, y no en días, cualquier unidad afectada por una incidencia.
En sectores como la alimentación o la industria farmacéutica, esta capacidad no es una mejora operativa opcional: la normativa propia de cada sector obliga a poder reconstruir el recorrido completo de un lote, con el fin de ejecutar una retirada del mercado si resulta necesario. Sin identificación fiable de producto y ubicación, y sin que la información crítica viaje codificada en la etiqueta desde el origen, esa reconstrucción deja de ser posible en el momento en que se necesita.